Gestionale Facile Manager: dettaglio principali caratteristiche archiviazione documenti e gestione delle fatture elettroniche

Archidoc: Archiviazione ottica documenti e gestione fatture elettroniche

Il modulo di Archiviazione ottica documenti (archidoc) è il fulcro della conservazione del documenti e degli allegati di tutte le operazioni di Facile Manager:

  • la ricevuta di una quietanza di pagamento,
  • la scansione delle fatture di acquisto,
  • la copia di un contratto 

L'archiviazione dei documenti può avvenire sia allegando o importando il file già disponibile, sul proprio pc o ricevuto tramite posta elettronica, oppure effettuando la scansione in pdf.

La gestione delle fatture elettroniche consiste in:

  • Invio delle fatture emesse
  • Ricezione delle fatture ricevute ed importazione automatica nei documenti
  • Controllo degli esiti (scartate, trasmesse, ecc...)
  • Invio fatture al commercialista
 
La funzionalità Archidoc è disponibile in alcune versioni del gestionale oppure è acquistabile come opzione di una delle versioni di Facile Manager 

Archiviazione documenti

Archiviazione ottica documenti (archidoc)

Archidoc consente di archiviare e gestire tutta la documentazione della propria azienda importando ed allegando file di ogni tipo (la visualizzazione e la modifica è possibile se sul pc è disponibile il relativo programma che lo gestisce: ad esempio è possibile archiviare un preventivo scritto in word, ma per visualizzarlo e modificarlo occorre che sia installato il software Word.

L'archivizione dei documenti è organizzata in categorie e tipologie dei documenti con la posibilità di aggiungere una descrizione sintetica e delle note aggiuntive. Grazie a questa organizzazione è possibile catalogare i documenti secondo le proprie necessità e poi successivamente fare delle ricerche filtrando e cercando attraverso vari parametri.


Esempio: allegare una fattura in pdf alla registrazione della fattura

Per esempio, allegare il file della fattura elettronica, firmata e con bollo virtuale, come prevede la lagge, e successivamente ricercarla e visualizzarla.

Archiviazione ottica documenti: allegare documenti
Archiviazione ottica documenti: ricevuta pagamento

Esempio: allegare una copia pdf della ricevuta di un pagamento alla registrazione in prima nota

Un altro esempio: allegare ad un'operazione di incasso di una fattura la scansione della quietanza di pagamento

 


Registro delle fatture elettroniche**

Una nuova funzionalità integrata in Archidoc e il registro delle fatture elettroniche. Con l'arrivo dell'obbligatorietà delle fatture elettroniche, il registro è sostanzialmente un pannello o un cruscotto dove sono raggruppate tutte le funzioni connesse alla gestione delle fatture elettroniche:

  • Firma delle fatture
  • Invio delle fatture
  • Controllo degli esiti delle fatture inviate
  • Controllo ricezione fatture di acquisto
  • Importazione delle fattture di acquisto

La gestione delle fatture elettroniche, attraverso il registro delle fatture elettroniche può avvenire attraverso la PEC o il codice SDI (6JXPS2J) in base al metodo scelto e registrato sul portale dell'agenzia delle entrate, in maniera semplice e veloce senza uscire dal gestionale.

Registro fatture elettroniche

** Il registro elettronico è disponibile nel modulo archidoc solo in una delle versioni di Facile Manager con la funzionalità Documenti attiva



Invio fatture al commercialista

invia fatture al commercialista
La procedura di invio delle fatture elettroniche al commercialista, consente in modo semplice ed immediato di estrarre dall'archivio tutti i file xml delle fatture, generare due archivi compressi ed inviarli via mail al commercialista, in modo che possa provvedere ad importarle nel suo gestionale.