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Per lavorare con i documenti selezionare il tipo di documento dalla voce di menu Documenti:
Selezionare la sezione Dettagli sul lato sinistro e poi utilizzare la barra di navigazione e comandi. La barra di navigazione consente di effettuare le seguenti operazioni:
La prima parte di qualsiadi documento é costituita dalla testata che si presenta in questo modo:
I campi disponibili nella testata documento sono:
- Modello documento: rappresenta il tipo di documento che si sta gestendo. Dato che la quasi totalità dei campi è identica per tutti i tipi di documento, sarà questo campo ad incapsulare e a guidare la particolarità del documento su cui si sta operando. La scelta del modello documento é libera (scegliendola dalla tabella documenti), se si è entrati attraverso la voce di menu Tutti i documenti, altrimenti è precompilata e non modificabile se si è entrati da una eventuale voce diretta del menu principale.
- Numero e parte alfa: il numero del documento viene generato automaticamente per i modelli di documento in uscita ( fattura di vendita, bolle di vendita, ecc...), mentre occorrerà specificarlo per i documenti in entrata (fatture ricevute, bolle ricevute, ecc...). La generazione dei numeri di documento, per i modelli in uscita, avviene in fase di salvataggio, per cui non occorre meravigliarsi se durante la compilazione rimane zero. Il campo a destra del numero, denominato parte alfa, può contenere delle lettere che consentono di gestire per lo stesso modello di documento più numerazioni
- Data: contiene la data del documento, in automatico viene proposta la data drl giorno
- Magazzino: specificare il magazzino su cui operare. Nel caso nella configurazione del modello documento, è previsto una causale che interviene su due magazzini, sarà presente anche un altro campo magazzino: basta pensare, ad esempio al trasferimento di merce tra due magazzini, dove il primo rappresenta il magazzino da cui esce la merce e il secondo è il magazzino in cui entra la merce (vedi tabella magazzini)
- Pagamento: contiene la modalità di pagamento prevista per il documento, che diventa lo strumento principale con cui generare le rate (vedi tabella pagamenti)
- Soggetto: contiene il cliente o fornitore cui intestare il documento (nel caso di vendita al banco, viene proposto un cliente generico, in caso di scarico, carico, inventario non è necessario inserire alcuno soggetto)
- Saldo: contiene il saldo del soggetto selezionato. Il saldo è il risultato della gestione contabile degli incassi e pagamenti
- Listino: selezionare il listino di cui proporre i prezzi per gli articoli richiamati nel corpo del documento (vedi tabella listini)
- Banca: selezionare la bana d'appoggio utile al cliente per poter effettuare il pagamento (vedi tabella banche)
- Prot.: contiene un numero che rappresenta il protocollo di archiviazione interna del documento
- Riferimento: campo libero utile per specificare qualsiasi rifetimento al documento
- Contratto: visibile solo se è abilitata il modulo contratti e consente di specificare un eventuale contratto cui il documento si riferisce
Nel caso sia una fattura elettronica, viene visualizzato il gruppo di campi specifici per la corretta generazione del file xml previsto come unica modalità di trasmissione:
I campi obbligatori sono:
- Codice PA: è il codice univoco dell'ente pubblico o dell'impresa, che consente l'individuazione corretta del destinatario cui inviare la fattura.
I campi facoltativi o se richiesti dal destinatario sono:
- Nr. Ordine: numero ordine ricevuto
- Data: data dell'ordine
- Cup: inserire se fornito dal destinatario
- Cig: inserire se fornito dal destinatario
- Causale: inserire una descrizione o causale specificamente richiesta dal destinatario
- Prog.: contiene il numero progessivo di invio della fattura e la generazione è automatica. In nessun caso deve essere associato lo stesso numero progressivo a fatture diverse, in quanto verrebbe automaticamente scartato dal sistema.